Muchas publicaciones hablan de qué es lo que se debe hacer si recibes una visita de la STPS, cómo debes prepararte o incluso qué debes tener listo en cuanto a documentación. Leo con frecuencia recomendaciones como: diagnóstico de seguridad, análisis de riesgos, DC-3 del personal, programas, procedimientos y evidencias.
Y sí, tienen razón.
Pero hay algo que siempre me hace pensar. Cuando una publicación se queda únicamente en ese nivel de generalidad, muchas veces parece que fue creada por IA sin una revisión real o, simplemente, que quien la escribió nunca ha estado a cargo de atender un emplazamiento complejo.
Porque una cosa es saber qué documentos pueden solicitarte en una inspección y otra muy distinta es sentarte frente a un emplazamiento con decenas o incluso cientos de posibles violaciones y hacerte responsable de atenderlo.
He trabajado con emplazamientos de 210, 270 y 190 puntos, además de otros de dimensiones similares.
Cuando tienes algo así enfrente, saber que necesitas un DC-3, un estudio, un programa o un procedimiento deja de ser la parte difícil. El verdadero problema es determinar por dónde empezar, qué puede resolverse, qué depende de terceros, cuánto va a costar, quién debe autorizarlo, quién lo va a ejecutar y cómo conseguir que la empresa siga funcionando mientras todo eso ocurre.
Por eso, cuando me preguntan qué hacer ante un emplazamiento de la STPS, mi primera respuesta no es una lista de documentos.
Es mantener la calma.
01Lo primero: mantener la calma
Puede parecer una recomendación demasiado sencilla para un problema de esta magnitud, pero para mí es el punto de partida.
Lo primero que procuro lograr cuando comienzo a atender un emplazamiento es precisamente eso: calma. Porque mantenerla te ayuda a planificar, pensar, organizar y potencializar todo lo que viene después.
Frente a un documento con una cantidad importante de posibles violaciones es normal que aparezcan inmediatamente preguntas sobre las multas, los plazos, el costo de los estudios, la documentación faltante o quién fue responsable de no haber hecho algo antes.
Pero empezar por ahí puede ser un error.
Antes de repartir actividades o comenzar a generar documentos necesitas entender el problema completo. No todos los puntos tienen la misma complejidad, no todos cuestan lo mismo, no todos requieren apoyo externo y, sobre todo, no todos se resuelven generando un documento.
Hay cosas que pueden demostrarse con evidencia existente; otras requieren implementar una condición física, elaborar documentación, capacitar personal, realizar un estudio, contratar un servicio especializado o modificar una práctica que lleva años ocurriendo dentro de la empresa.
Si comienzas a trabajar sin haber hecho primero esa separación, un emplazamiento grande puede convertirse rápidamente en muchas personas haciendo muchas cosas, pero sin una verdadera estrategia detrás.
02Antes de corregir, entiende qué tienes enfrente
Un emplazamiento no debería atenderse únicamente contando cuántos puntos contiene.
Hay que leer cada posible violación, entender de dónde se origina, conocer el requisito al que está vinculada y determinar qué necesita realmente la empresa para atenderla.
Esto parece evidente, pero no siempre sucede.
Cuando existe presión por los tiempos, es muy fácil convertir el emplazamiento en una lista de pendientes y comenzar a marcar puntos como si todos fueran equivalentes. En la práctica, algunos se relacionan entre sí; resolver correctamente uno puede generar evidencia para varios más. Otros requieren una secuencia determinada: primero necesitas realizar una evaluación, después conocer sus resultados y solamente entonces definir qué medidas deben implementarse.
Por eso, antes de pensar en quién va a hacer qué, hay que entender técnicamente cada punto y después ver el emplazamiento completo.
En casos grandes, esa diferencia entre atender puntos individualmente y entenderlos como un sistema puede significar una cantidad considerable de tiempo, dinero y trabajo.
03No pienses solamente en la multa
El segundo punto que considero fundamental es dejar de pensar únicamente en la multa.
No digo que no importe. Evidentemente existe una consecuencia económica posible y debe tomarse en cuenta. Pero si toda la estrategia se construye alrededor de “qué debemos presentar para que no nos multen”, existe el riesgo de resolver únicamente la emergencia.
Para mí, la pregunta también debe ser: ¿qué debemos hacer para que lo que implementemos se pueda sostener en el tiempo?
Procedimientos
Si necesitas elaborar un procedimiento, debería ser un procedimiento que la empresa pueda utilizar.
Capacitación
Si necesitas capacitar al personal, la capacitación debería tener relación con lo que esas personas realmente hacen.
Inspecciones periódicas
Si necesitas implementar una inspección periódica, alguien debe quedar responsable de realizarla cuando el emplazamiento haya terminado.
Estudios
Si necesitas un estudio, sus resultados deberían servir para tomar decisiones y no únicamente para generar una carpeta de evidencia.
Cumplir exclusivamente para contestar un emplazamiento puede resolver el problema de hoy y dejar exactamente el mismo problema para mañana.
Y eso, además de ser poco útil, suele terminar siendo más caro.
04Necesitas a los que hacen, a los que deciden y a los que pagan
Después viene una parte que muchas veces resulta más complicada que la propia normativa.
Coordinar a la empresa.
Para atender un emplazamiento necesitas analizar lo que viene desde una perspectiva operativa, económica y administrativa. Por eso necesitas juntos a los departamentos que hacen, a los que deciden y a los que pagan.
Los que hacen
Perspectiva operativa: quien ejecuta la medida en el centro de trabajo.
Los que deciden
Quien prioriza y autoriza qué se atiende y cuándo.
Los que pagan
Perspectiva económica y administrativa: quien asigna el recurso.
Puedes tener perfectamente identificada una medida técnica y no avanzar porque nadie autorizó el recurso. Puedes tener autorizado el recurso y no ejecutarlo porque operaciones no puede detener un equipo. Puedes elaborar un procedimiento técnicamente impecable que nunca se aplica porque administrativamente nadie quedó responsable de darle seguimiento.
En un emplazamiento grande estas pequeñas desconexiones se multiplican.
Por eso, una parte importante de la atención consiste en traducir cada necesidad técnica en una acción que realmente pueda ocurrir dentro de la empresa:
- Quién debe hacerla
- Cuánto cuesta
- Qué necesita para realizarse
- Cuándo puede ejecutarse
- Qué evidencia deberá conservarse
Sin esa coordinación, incluso una empresa dispuesta a cumplir puede terminar perdiendo tiempo.
05Tampoco necesitas involucrar a toda la empresa
Existe otro extremo que también trato de evitar: convertir el emplazamiento en el tema de toda la organización.
Por experiencia, prefiero involucrar solamente a quien realmente es necesario.
Si un punto necesita una decisión de mantenimiento, participará mantenimiento. Si requiere presupuesto, participará quien pueda autorizarlo. Si depende de recursos humanos, se involucra a recursos humanos. Si necesita una modificación operativa, deberá estar quien tenga capacidad real para ejecutarla.
Pero no tiene sentido generar alarma innecesaria.
Uno de los objetivos debe ser que, mientras se atiende el emplazamiento, la empresa continúe trabajando con la mayor normalidad posible.
Parece contradictorio hablar de mantener la calma cuando existen 100, 200 o más puntos sobre la mesa, pero precisamente en esos casos es cuando más necesaria resulta.
La empresa necesita saber que existe un problema, que se está atendiendo y que hay una dirección definida. No necesita vivir permanentemente dentro del problema.
06No todo se resuelve con documentos
Este es probablemente uno de los motivos por los que me cuesta identificarme con algunas publicaciones sobre inspecciones de la STPS.
Enumerar documentos es fácil.
“Necesitas el diagnóstico, el programa, los DC-3, los estudios, las actas, las inspecciones…”
Correcto.
Pero un emplazamiento real puede implicar mucho más que eso. Puede requerir:
- Corregir instalaciones
- Modificar condiciones físicas
- Realizar mantenimiento
- Señalizar
- Evaluar agentes del ambiente laboral
- Capacitar personas
- Crear controles
- Adquirir equipo
- Reasignar responsabilidades
- Establecer revisiones periódicas
- Modificar la manera en la que se realiza una actividad
Y después necesitas demostrarlo.
Ahí está una de las diferencias entre generar documentos y atender un emplazamiento.
La documentación forma parte de la solución. No siempre es la solución.
07Organizar la evidencia desde el principio
Conforme se van atendiendo los puntos hay otra actividad que no debería dejarse para el final: reunir y organizar la evidencia.
Fotografías, facturas, registros, programas, estudios, constancias, procedimientos, órdenes de compra, correcciones físicas, listas de asistencia o cualquier otro elemento que resulte pertinente deben ir relacionándose con aquello que pretenden acreditar.
Esperar hasta el final para preguntarse “¿y cómo demostramos que esto se hizo?” suele generar trabajo innecesario.
La evidencia también tiene que contar una historia lógica:
Existía una condición señalada.
Se tomó una acción para atenderla.
Existe soporte de que esa acción ocurrió.
No se trata de acumular archivos. Se trata de poder identificar qué acredita cada uno.
08Si no cumpliste en el pasado, hoy tienes la oportunidad de hacerlo
Hay una idea que suelo conservar durante estos procesos.
Si no cumpliste en el pasado, hoy tienes la oportunidad de hacerlo.
Cuando llega un emplazamiento es muy fácil gastar energía buscando quién tuvo la culpa, por qué nunca se hizo determinada actividad o por qué la empresa permitió que se acumularan ciertas condiciones.
Algunas de esas preguntas serán necesarias posteriormente para evitar que se repitan los problemas. Pero difícilmente resuelven lo que tienes enfrente en ese momento.
Una vez que el emplazamiento existe, para mí la pregunta importante es qué debemos hacer a partir de hoy.
Hay empresas que llegan a estos procesos con años de documentación incompleta, actividades que nunca se formalizaron, estudios pendientes o responsabilidades que nadie había definido. El emplazamiento evidentemente representa un problema, pero también puede convertirse en el punto a partir del cual muchas de esas cosas comiencen a hacerse correctamente.
Y ahí está la diferencia entre intentar salir de una inspección y aprovechar el proceso para mejorar realmente el cumplimiento de la empresa.
09¿Por dónde empezar si recibiste un emplazamiento de la STPS?
Si tuviera que reducir mi experiencia a una secuencia inicial, comenzaría por entender exactamente qué se está señalando antes de producir cualquier documento. Después separaría los puntos por su naturaleza, identificaría cuáles están relacionados entre sí y determinaría qué requieren recursos, decisiones, ejecución operativa o apoyo especializado.
A partir de ahí, definiría responsables y prioridades, organizaría las evidencias conforme se vayan generando y mantendría un seguimiento general del avance.
Pero antes de todo eso haría exactamente lo que mencioné al principio: mantener la calma.
- Mantener la calma.
- Entender exactamente qué se está señalando, antes de producir cualquier documento.
- Separar los puntos por su naturaleza.
- Identificar cuáles están relacionados entre sí.
- Determinar qué requieren: recursos, decisiones, ejecución operativa o apoyo especializado.
- Definir responsables y prioridades.
- Organizar las evidencias conforme se vayan generando.
- Mantener un seguimiento general del avance.
He estado frente a emplazamientos de 190, 210, 270 puntos y otros de dimensiones similares. Con el tiempo he aprendido que el número impresiona mucho más antes de comenzar a organizarlo.
Después, deja de ser “un emplazamiento de 270 puntos” y comienza a convertirse en un conjunto de problemas concretos que pueden analizarse, asignarse y resolverse.
Eso cambia completamente la manera de enfrentarlo.
Dudas comunesPreguntas frecuentes sobre emplazamientos de la STPS
¿Un acta de inspección y un emplazamiento de la STPS son lo mismo?
No. Durante una inspección, la autoridad levanta un acta en la que se hacen constar, entre otros elementos, los cumplimientos e incumplimientos detectados durante el recorrido o la revisión documental. Un emplazamiento corresponde a una etapa posterior del procedimiento cuando existen hechos que la autoridad estima que pueden constituir violaciones a la legislación laboral.
Por eso es importante revisar exactamente qué documento recibió la empresa y en qué etapa se encuentra. Los plazos, posibilidades de actuación y estrategia no necesariamente serán los mismos.
¿Qué significa que el emplazamiento señale “posibles violaciones”?
La expresión responde a que la autoridad ha identificado hechos, actos u omisiones que considera que pueden ser violatorios de la legislación laboral y sobre los cuales el patrón puede ejercer su defensa, realizar manifestaciones y, según corresponda al procedimiento, ofrecer pruebas.
Que aparezcan señaladas no significa que la mejor estrategia sea contestarlas todas de la misma manera. Cada una debe analizarse con relación al hecho observado, el fundamento indicado y la evidencia disponible.
¿Qué hago si mi emplazamiento tiene muchas posibles violaciones?
El número por sí solo no debería determinar la estrategia.
Un emplazamiento con una gran cantidad de puntos necesita primero organización. Conviene identificar cuáles pueden agruparse, cuáles requieren acciones físicas, cuáles necesitan documentación, cuáles implican estudios o capacitación, cuáles requieren inversión y cuáles dependen de decisiones internas.
Intentar resolverlos simplemente en el orden en que aparecen puede no ser la manera más eficiente de hacerlo.
¿Debo comenzar inmediatamente a elaborar documentos?
No necesariamente.
Primero debes entender qué requiere cada punto y qué evidencia existe actualmente. Elaborar documentos sin conocer exactamente qué pretende acreditarse puede provocar duplicidad de trabajo o generar documentos que después no solucionen el señalamiento.
Hay puntos documentales, pero también pueden existir correcciones físicas, técnicas, operativas o administrativas.
¿Es conveniente contratar apoyo para atender un emplazamiento de la STPS?
Depende del tamaño, complejidad y capacidades internas de la empresa.
Hay organizaciones que pueden resolver una parte considerable con su propio personal y necesitan apoyo únicamente para estudios especializados, evaluaciones o determinados puntos. En otros casos, la cantidad de posibles violaciones o la variedad de normas involucradas hace conveniente que alguien coordine técnicamente el proceso.
El apoyo externo debería servir para ordenar y resolver, no para sustituir innecesariamente lo que la propia empresa puede hacer.
Atención de emplazamientos de la STPS
En Ejecutiva Ambiental participamos en la atención técnica y organización de emplazamientos en materia de seguridad y salud en el trabajo.
El alcance se define a partir del propio emplazamiento y de las necesidades reales del centro de trabajo. Esto puede incluir el análisis y clasificación de los puntos, definición de acciones, estudios y evaluaciones aplicables, capacitación, elaboración o actualización documental y seguimiento de las evidencias necesarias para los puntos atendidos.
No partimos de una lista genérica de servicios. Primero necesitamos entender qué recibió la empresa y qué necesita resolver.
Si actualmente estás atendiendo un emplazamiento y necesitas apoyo, puedes compartirnos el documento para revisar su alcance y determinar en qué puntos podemos intervenir.
Para la parte procedimental de este artículo se consultaron fuentes oficiales de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social sobre el proceso de inspección, el contenido del acta y el procedimiento derivado de incumplimientos. La estrategia específica de cada empresa debe determinarse a partir de los documentos que efectivamente haya recibido y de la etapa administrativa en la que se encuentre.
- Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones (DOF 17/06/2014, última reforma 23/08/2022): acta de inspección (arts. 30, 34 y 35), plazos para medidas de seguridad y salud (art. 36), cierre de instrucción (art. 51) y emplazamiento del procedimiento sancionador (arts. 52 y 53).
- Ley Federal del Trabajo: inspección del trabajo y Título Dieciséis, Responsabilidades y Sanciones.